چگونه برای مقاله کاورلتر بنویسیم؟

وقتی که می خواهید مقاله خود را برای یک ژورنال ارسال کنید، اغلب باید یک کاورلتر (cover letter) نیز ضمیمه مقاله کنید. کاورلتر یا نامه پوششی، فرصت خوبی برای برجسته کردن نوآوری و اهمیت تحقیقات شما برای سردبیر ژورنال است. در این نامه، باید توضیح دهید که چرا مقاله شما برای ژورنال آن‌ها مناسب است و چرا برای خوانندگان ژورنال جالب خواهد بود.

نوشتن یک کاورلتر خوب هنگام سابمیت مقاله می‌تواند به مقاله شما کمک کند تا به مرحله بعدی فرآیند سابمیت مقاله، یعنی داوری همتا (peer review) برسد. بنابراین، صرف وقت برای فکر کردن در مورد چگونگی نوشتن کاورلتر برای سردبیر ژورنال، بسیار مهم و ضروری و ارزشمند است.

برای کمک به شما، راهنمایی را گردآوری کرده ‌ایم تا بتوانیم به صورت کاربردی و دقیق، نحوه نوشتن کاورلتر برای ارسال مقاله به ژورنال را توضیح دهیم.

نامه پوششی یا کاورلتر چیست؟

فرهنگ لغت کمبریج، کاورلتر یا نامه پوششی را به عنوان «نامه ای که حاوی اطلاعاتی درباره چیزی است که همراه با آن فرستاده می شود» تعریف می کند. نامه پوششی که به طور معمول به عنوان نامه انگیزه نیز شناخته می شود، اغلب همراه با رزومه (CV) یا درخواست شغل برای استخدام  یا موقعیت دانشگاهی ارسال می شود. اما در حوزه نگارش و چاپ مقاله، نامه پوششی، نامه ای خطاب به سردبیر مجله مورد نظر برای چاپ مقاله است.

نامه‌ پوششی، یک سند کلیدی است که به سردبیر می‌گوید که چرا شما مقاله خود را برای بررسی به آن مجله ارسال کرده اید. این نامه باید توجه سردبیر را جلب کند، اطلاعاتی در مورد اصالت و اهمیت یافته‌های شما ارائه دهد و مشخص کند که همه‌ نویسندگان با ارسال آن موافقت کرده‌اند و مقاله به طور همزمان به بیش از یک مجله ارسال نشده است. در دنیای نویسندگی، این نامه‌ پوششی که بخشی از آن اطلاعاتی و بخشی از آن فن بیان برای «فروش مقاله» است، باید خلاصه‌ای از مقاله شما را ارائه دهد و آن را به عنوان گزینه‌ای مناسب برای مخاطبان مجله معرفی کند. در حالی که مقاله تحقیقاتی شما، اثبات شایستگی‌های تحقیق‌تان است، یک نامه پوششی مقدماتی قوی، فرصت مناسبی است تا اهمیت تحقیقات خود را برجسته کنید و مفهوم آن را به سردبیران مجله «بفروشید».

متأسفانه، باید بگوییم که بخشی از فرآیند تصمیم‌گیری در مورد پذیرش یک مقاله بر اساس یک مدل تجاری است. سردبیران باید مقالاتی را انتخاب کنند که مورد توجه خوانندگان آن‌ها قرار گیرد. به عبارت دیگر، مقاله شما در صورت انتشار، باید برای ژورنال درآمدزایی کند.

منظور از کاورلتر چیست؟

زمانی که بر اساس عنوان و محتوای مقاله به تنهایی، مشخص نباشد که تحقیقات شما چگونه ممکن است مورد توجه قرار گیرد (برای مثال، اگر مقاله شما برای درک اکثر سردبیران خیلی تخصصی باشد)، نامه پوششی یا کاورلتر شما تنها فرصتی است که برای متقاعد کردن سردبیران در مورد ارزش بررسی بیشتر کارتان در اختیار دارید.

همچنین در این نامه باید اعتبارنامه‌های خود را شرح دهید و اشتیاق خود را نسبت به کارتان نشان دهید. نامه‌های پوششی قوی نه تنها مقاله شما را معرفی می‌کنند، بلکه فرصت مهمی را برای تحت تاثیر قرار دادن سردبیران مجله برای بررسی مقاله شما جهت انتشار، ارائه می‌دهند.

قبل از شروع به نوشتن کاورلتر، دستورالعمل‌های نویسندگان مجله‌ هدف خود را برای هرگونه الزام نامه‌ پوششی، مانند عبارات خاص با کلمات مشخص، بررسی کنید. مهم نیست چه چیز دیگری را تصمیم می‌گیرید بگنجانید، اما همیشه مطمئن شوید که نامه‌ی پوششی شما حاوی هرگونه اطلاعات و بیانیه‌های مورد نیاز، همانطور که در دستورالعمل‌های نویسندگان مجله‌ی هدف شما شرح داده شده است، می‌باشد.

لذا می توان گفت علاوه بر عوامل اقتصادی، بسیاری از سردبیران از نامه پوششی برای غربالگری مقالات استفاده می‌کنند تا ببینند آیا نویسندگان می‌توانند از دستورالعمل‌های اولیه پیروی کنند. به عنوان مثال، اگر راهنمای نویسندگان یک مجله بیان کند که شما باید افشاگری‌ها، داوران بالقوه و بیانیه‌های مربوط به شیوه‌های اخلاقی را لحاظ کنید، عدم گنجاندن این موارد ممکن است منجر به رد خودکار مقاله شما شود، حتی اگر تحقیقات شما پیشروترین پروژه‌ کره زمین باشد! با عدم رعایت دستورالعمل‌ها، شما یک پرچم قرمز را بالا می‌برید که ممکن است بی‌دقت باشید و اگر به جزئیات یک نامه پوششی توجه نداشته باشید، سردبیران ممکن است در مورد کیفیت و دقت تحقیقات شما تردید کنند. قطعا این تصویری نیست که می‌خواهید به سردبیران ارائه دهید!

این نکته را هر چقدر هم تأکید کنیم، کم است: دستورالعمل‌های نویسندگان مجله‌ هدف خود را دنبال کنید! مهم نیست چه توصیه‌های دیگری را در دنیای گسترده‌ وب خوانده‌اید، باید اطلاعات درخواستی سردبیران مجله‌ای را که می خواهید مقاله خود را برای آن ها ارسال کنید، در اولویت قرار دهید. همانطور که در بالا توضیح دادیم، عدم گنجاندن اظهارات الزامی مجله در کاورلتر، منجر به «رد شدن روی میز مقاله» (desk rejection) به صورت خودکار می‌شود.

نحوه سازماندهی و فرمت کاورلتر

در پاسخ به این سوال که در کاورلتر چه بنویسیم؟ می توان گفت اگرچه یک قانون نیست، اما محتوای نامه پوششی و کاورلتر برای سابمیت مقاله را می توان در قالب سه بخش سازماندهی کرد:

• • یک هدر نامه پوششی (سلام آغازین)
  • سه پاراگراف اصلی (بدنه اصلی کاورلتر)
  • و یک فوتر نامه پوششی (تشکر پایانی)

نامه پوششی یا کاورلتر برای سابمیت مقاله باید با خطاب به سردبیر (سردبیران) و مجله هدف آغاز شود؛ با این حال، وابستگی نویسنده و اطلاعات تماس او نیز ممکن است در بالای صفحه گنجانده شود. نام سردبیر (سردبیران) را به راحتی می توان در صفحه اطلاعات مجله یافت. در صورت شناخته شدن، نویسندگان باید سردبیری را که قرار است مقاله را دریافت کند و فرآیند داوری همتا را انجام دهد، خطاب قرار دهند. اگر چندین سردبیر همکار وجود داشته باشد، نویسنده باید فردی را خطاب قرار دهد که احساس می کند زمینه کاری و تخصص مناسب تری در مورد موضوع مقاله دارد. در مواردی که چنین اطلاعاتی وجود ندارد، نویسندگان می توانند با ذکر نام همه سردبیران یا خطاب به «سردبیران گرامی» نامه را بنویسند؛همچنین، ذکر تاریخ ارسال و نام مجله ای که مقاله به آن ارسال می شود، الزامی است.

در پاراگراف اول بدنه کاورلتر برای معرفی مقاله ارسالی، عنوان و نوع مقاله، نام نویسندگان، نام مجله و طول مقاله ارائه می شود. علاوه بر این، ذکر می شود که آیا مقاله با دعوت نامه ارسال شده است یا متعلق به یک شماره ویژه است.

اهمیت مطالعه، از جمله تازگی، پیامدهای بالقوه و پیام اصلی آن، در پاراگراف دوم بدنه نامه پوششی مورد توجه قرار می گیرد. علاوه بر این، توضیح داده می شود که چرا این کار برای خوانندگان مجله جذاب خواهد بود.

پاراگراف سوم بدنه نامه پوششی شامل برخی بیانیه ها از جمله توافق نامه تألیف، تضاد منافع، منبع تأمین مالی و ملاحظات اخلاقی است. در صورت نیاز، داوران بالقوه نیز در اینجا پیشنهاد می شوند.

در بخش فوتر نامه پوششی، نویسندگان می توانند از سردبیر تشکر و قدردانی کنند.

چگونه کاورلتر بنویسیم؟ نحوه نوشتن کاور لتر

برای آشنایی با طریقه نوشتن کاورلتر برای سابمیت مقاله، و نکات کلیدی نگارش cover letter، به نکات زیر توجه نمایید:

• • پیروی از دستورالعمل نویسندگان: دستورالعمل‌های نویسندگان مجله مورد نظر، به شما می‌گوید که چه اطلاعات خاصی را باید در معرفی نامه خود بنویسید. به عنوان مثال، ممکن است نیاز باشد فهرستی از مقالات مرتبط نوشته شده توسط شما یا همکاران شما را که قبلاً چاپ شده اند یا در حال حاضر در دست بررسی برای انتشار در سایر مجلات هستند، ارائه دهید.
  • اطلاعات تماس و وابستگی سازمانی تمام نویسندگان: اولین بخش از سربرگ شما شامل اطلاعات تماس شما است که شامل نام کامل، شماره تلفن و آدرس ایمیل شما می‌شود. اگر دانشجو هستید، می‌توانید نام و آدرس دانشگاه خود را نیز ذکر کنید. با این کار، سردبیر مجله راحت‌تر می تواند برای بحث در مورد تصمیم خود با شما تماس بگیرد. داشتن اطلاعات تماس برای نویسندگان و همکاران، ارتباط مؤثر را در طول فرآیند داوری همتا تسهیل می‌کند.
  • اطلاعات سردبیر مجله: بخش بعدی سربرگ شما شامل اطلاعات مربوط به مجله و سردبیر است. این موارد شامل نام، عنوان شغلی و نام مجله‌ی آن‌ها می‌شود. به طور معمول، ممکن است این اطلاعات را در وب‌سایت مجله پیدا کنید یا برای درخواست اطلاعات در مورد نام و عنوان رسمی سردبیر با مجله تماس بگیرید. پس از ذکر این اطلاعات، تاریخی را که نامه‌ پوششی را نوشته‌اید، درج کنید.
  • ایجاد مقدمه کوتاه: مقدمه‌ی شما با خطاب قرار دادن سردبیر و ارائه‌ جزئیات در مورد ارسال شما، آغاز می‌شود. سردبیر مجله را با نام او خطاب قرار دهید. اگر نام او را نمی‌دانید، می‌توانید به جای آن از «سردبیر گرامی» (Dear Editor) استفاده کنید. پس از سلام خود، جمله‌ای را بنویسید که عنوان مقاله‌ی شما و نام مجله را ذکر کند.
  • ارائه خلاصه‌ای مختصر از سؤال تحقیق، روش‌شناسی و یافته‌های کلیدی مقاله.
  • توضیح دلیل مناسب بودن مقاله شما برای آن مجله خاص و جالب توجه بودن آن برای خوانندگان مجله.
  • تأکید بر ضرورت و اهمیت مقاله: توضیحی کوتاه و مختصر در مورد دلیل و ضرورت تحقیقی که در مقاله خود به آن پرداخته اید و اهمیت آن ارائه دهید. چرا این تحقیق مهم است؟ و چرا فکر می‌کنید خوانندگان مجله به آن علاقه‌مند خواهند بود؟ این بخش از کاورلتر، فرصتی است تا سردبیر را با نوآوری و اهمیت تحقیق خود درگیر کنید. ارائه این توضیحات به سردبیر کمک می کند تا درک بهتری از محتوا و تناسب مقاله شما با مجله داشته باشد. این بخش باید خلاصه ای روشن و گویا از پژوهش شما و اهمیت آن برای خوانندگان هدف ارائه دهد تا سردبیر انگیزه خوبی برای در نظر گرفتن جدی مقاله داشته باشد. توضیح خود را مختصر و در عین حال جذاب نگه دارید و به طور خاص به حوزه کاری مجله و مخاطبان آن اشاره کنید.
  • تأکید بر اصالت و نواوری مقاله: مهم است که تأیید کنید مقاله شما یک اثر اصیل و جدید است. با گنجاندن این بیانیه، سردبیر مجله ممکن است اطمینان بیشتری داشته باشد که مقاله شما حاوی محتوای منحصر به فردی است که با سایر مقالات در زمینه تحقیقاتی شما متفاوت است.
  • جزئیاتی در مورد محتوای مقاله ارائه دهید: یک پاراگراف بنویسید که به سردبیر مجله در مورد محتوای مقاله بینش دهد. این پاراگراف را با جمله‌ای شروع کنید که موضوعات کلیدی مقاله را خلاصه کند. سپس، چند جمله را بگنجانید که محتوا را عمیق‌تر توضیح دهد و نشان دهد که چرا بررسی این محتوا مهم است. شما ممکن است یافته‌های مهم یا اهداف کلیدی را که می‌خواستید با انجام این تحقیق به آن‌ها دست پیدا کنید، برجسته کنید.
  • فهرست کوتاهی از مقالات مشابهی که قبلا توسط مجله‌ی هدف منتشر شده است ارائه دهید: فهرستی از آثار مرتبط توسط شما یا همکارانتان که قبلا منتشر شده‌اند یا در حال بررسی توسط مجلات دیگر هستند ایجاد کنید. می‌توانید کپی‌هایی از آن آثار را نیز ضمیمه کنید.
  • اشاره به هرگونه بحث قبلی با سردبیران: برای مثال، اگر در یک کنفرانس در مورد موضوع با سردبیری صحبت کرده‌اید، در کاورلتر می توانید به آن اشاره کنید.
  • بیانیه‌ای مبنی بر اینکه این مقاله قبلا در جای دیگری منتشر نشده و تحت بررسی در مجله دیگری نیست: این بیانیه به حفظ اخلاق در انتشارات علمی کمک می کند و اطمینان می دهد که سردبیر از تلاش های همزمان برای انتشار در چندین مجله آگاه است.
  • اظهار هرگونه تضاد منافع بالقوه یا تأمین مالی دریافتی برای این پژوهش: یکی از موارد مهم دیگری که باید در معرفی نامه (کاور لتر) هنگام ارسال مقاله به مجله گنجانده شود، تأیید این نکته است که هیچ گونه تضاد منافع برای افشا ندارید. این بیانیه اهمیت زیادی دارد زیرا به سردبیر و داوران این اطمینان را می دهد که نتایج و نتیجه گیری های ارائه شده در مقاله، متأثر از هیچ گونه منافع مالی، تجاری یا سایر روابط پنهان نیست.  عدم افشای تضاد منافع می تواند سوال برانگیز باشد و اعتبار یافته های شما را زیر سوال ببرد. بنابراین ضروری است که به صراحت اعلام کنید آیا تضاد منافعی وجود دارد یا خیر. اگر هیچ تضاد منافعی ندارید، باید در نامه همراه بنویسید: “نویسندگان هیچ گونه تضاد منافعی برای افشا ندارند.” اما اگر تضاد منافعی وجود دارد، باید آن را به طور کامل و شفاف تشریح کنید. صداقت در این زمینه بسیار مهم است.
  • هرگونه درخواست خاص برای انتخاب یا عدم انتخاب داوران معین (اگر مجله این امکان را می دهد): ارائه توضیح در خصوص تخصص‌های فنی مورد نیاز برای ارزیابی مقاله شما، داوران بالقوه و اطلاعات تماس آن‌ها در صورت نیاز، داورانی که باید از ارزیابی کنار گذاشته شوند (این اطلاعات به احتمال زیاد در سایر بخش‌های فرم‌های ارسال آنلاین نیز درخواست می‌شود).
  • نامه‌ پوششی را مختصر نگه دارید: از آنجایی که سردبیر کل مقاله شما را می‌خواند، ممکن است مفید باشد که نامه‌ پوششی خود را مختصر نگه دارید و تنها بر نکات مهم محتوای خود تأکید کنید. سعی کنید کل نامه‌ پوششی را در دو تا چهار پاراگراف بنویسید. با انجام این کار، سردبیر مجله ممکن است بیشتر به بخش‌های کلیدی مقاله شما که در نامه‌ پوششی به آن‌ها اشاره کرده‌اید، توجه کند
  • تشکر و قدردانی از سردبیر: در پایان نامه‌ پوششی خود، از سردبیر به خاطر اختصاص وقت برای خواندن نامه پوششی و بررسی مقاله ارسالی برای انتشار احتمالی قدردانی کنید و امضای خود را درج نمایید. ذکر کنید که هرگونه سند مورد نیاز را ضمیمه کرده‌اید. سپس، می‌توانید نامه را با یک عبارت پایانی رسمی مانند «با احترام» (Best regards) یا «با صمیمیت» (Sincerely) ببندید. نامه را با امضای نام کامل خود به پایان برسانید.

بنابراین، در یک جمع بندی می توان گفت کاورلتر فرصت مناسبی برای شما است تا سردبیر را قانع‌ کنید که مقاله شما بیشتر بررسی کنید و آن را برای داوری همتا ارسال کند. پس محتوای آن را متناسب با مشخصات منحصربه‌فرد پژوهش خود تنظیم کنید.  نکته کلیدی این است که نامه پوششی باید خلاصه ای روشن و کامل از وضعیت مقاله و جزئیات مرتبط با آن را ارائه دهد تا سردبیر بتواند از ابتدا اطلاعات لازم را داشته باشد. معرفی نامه را مختصر نگه دارید، معمولاً نباید بیش از یک صفحه باشد.

نکات کلیدی که در نگارش cover letter باید از آنها اجتناب کرد:

• • کپی کردن چکیده مقاله در کاورلتر: به جای آن، اهمیت کار، مسئله مورد بررسی و دلیل اینکه چرا مقاله باید در آن مجله منتشر شود (اینکه چرا این مقاله مناسب این مجله است) را به زبان خود توضیح دهید.
  • اصطلاحات تخصصی و حروف اختصاری بیش از حد: از اصطلاحات تخصصی بیش از حد یا تعداد زیادی از حروف اختصاری استفاده نکنید.
  • ارائه جزئیات بیش از حد: در حالی که می‌خواهید کار خود را به درستی توضیح دهید و مفهوم آن را به سردبیران «بفروشید»، نامه‌ پوششی خود را تا حداکثر یک صفحه نگه دارید. این نامه فقط به عنوان مقدمه و نمای کلی مختصر در نظر گرفته شده است.
  • هرگونه اشتباه املایی و گرامری: قبل از ارسال، کاورلتر را به دقت ویرایش کنید. مطمئن شوید که قبل از ارسال، به طور کامل آن را بررسی و اصلاح کرده‌اید.
  • پرهیز از پیچیدگی و جزئیات بیش از حد: نکته کلیدی این است که نامه همراه باید نگاهی کلی و گویا از تحقیق و اهمیت آن ارائه دهد، تا سردبیر را ترغیب کند مقاله را برای بررسی بیشتر در نظر بگیرد. از پیچیدگی و جزئیات بیش از حد پرهیز کنید.
  • شوخی و جملات خنده‌دار: شوخ طبعی اغلب راهی عالی برای جلب توجه کسی است. با این حال، مجلات علمی جای مناسبی برای این کار نیستند. هر چقدر هم که بخواهیم توجه سردبیران را جلب کنیم، شوخی می‌تواند به روش‌های زیادی اشتباه پیش برود!
  • کلمات اغراق‌آمیز: یافته‌ها یا اهمیت مقاله را بیش از حد اغراق نکنید. از کلماتی مانند «اولین»، «جدید»، یا «تغییر دهنده‌ی الگو» برای توصیف یافته‌های خود اجتناب کنید. این عبارات نشان‌دهنده‌ تعصب و جانبداری هستند و می‌توانند باعث شوند سردبیر در ارزیابی شایستگی‌های مقاله شما، بی‌طرفی شما را زیر سوال ببرد. به علاوه، ممکن است مغرور به نظر برسید و به نظر برسد که کار خود را بیش از حد ارزش‌گذاری می‌کنید.
  • اطلاعات غیرضروری: نامه‌ پوششی شما نباید از یک صفحه تجاوز کند. اطلاعات اضافی به آن اضافه نکنید یا در مورد شهرت نویسندگان بحث نکنید. تنها هدف کاورلتر معرفی مختصر کار شما و نشان دادن این است که چرا مجله به انتشار آن علاقه‌مند خواهد بود. این بدان معناست که جملات خود را کوتاه، مختصر و مرتبط نگه دارید.
  • شرح حال طولانی: نوشتن شرح حال خود در کاورلتر (مگر اینکه توسط مجله مشخص شده باشد) معمولاً توصیه نمی‌شود. سردبیران بیشتر به مقاله شما علاقه‌مند هستند تا حرفه‌ شما.
  • نام افراد را به میان نیاورید: لیست کردن افرادی که ممکن است از مقاله شما حمایت کنند و بحث در مورد اعتبار نویسندگان، سردبیران را علاقه‌مند نمی‌کند. آن‌ها می‌خواهند بدانند که محتوای شما با معیارهایشان مطابقت دارد یا خیر؟ بنابراین فقط روی پرداختن به این نکته تمرکز کنید.

خدمات نگارش کاورلتر برای سابمیت مقاله در موسسه دانش پژوه

نامه‌ پوششی یک دارایی مهم هنگام سابمیت مقاله و اولین فرصت شما برای جلب توجه سردبیر مجله است و هدف آن «فروش مقاله خود» به ژورنال است. این نامه به سردبیران اجازه می‌دهد تا از اهمیت کار شما و اینکه چگونه یافته‌ها می‌توانند به خوانندگان مجله کمک کنند، آگاه شوند. داشتن یک نامه‌ پوششی با فرمت مناسب و ساختار خوب، شما را یک قدم به پذیرش مقاله خود نزدیک‌تر می‌کند.

بنابراین، اگر می‌خواهید مقاله شما پذیرفته شود، باید کمی وقت بگذارید و یک نامه‌ پوششی قوی بنویسید. ما در موسسه دانش پژوه، با نگارش یک کاورلتر قوی، از نویسندگان در فرآیند چاپ مقاله ISI و نیز چاپ مقاله علمی پژوهشی پشتیبانی می‌کنیم. خدمات ما طیف وسیعی از خدمات نگارش و ترجمه کاورلتر مقاله را پوشش می دهد تا بتوانیم به شما در فرایند چاپ مقاله، کمک کنیم. چنانچه برای نگارش کاورلتر و سابمیت مقاله خود، به کمک متخصصان حرفه ای نیاز دارید، می توانید با ما تماس بگیرید.